Notificare privind confidențialitatea datelor

(Actualizată în iunie 2021)

Informații generale

Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal este importantă pentru noi. În temeiul Regulamentului general privind protecția datelor al UE (Art. 13 din RGPD) trebuie să vă informăm cu privire la scopul în care colectăm, salvăm sau înaintăm datele dumneavoastră, precum și cu privire la drepturile de care dispuneți cu privire la protecția datelor. Conținutul și domeniul de aplicare al prelucrării datelor corespunde în esență datelor pe care le furnizați sau datelor necesare pentru desfășurarea relației sau comunicațiilor comerciale.

Părțile responsabile, datele de contact ale Responsabilului cu protecția datelor și adresa autorității de supraveghere pot fi găsite pe pagina cu datele proprietarului acestui site web („Imprint”).

Prelucrarea datelor

Prelucrăm datele cu caracter personal primite de la dumneavoastră, de la un partener contractat de dumneavoastră sau de la unul dintre partenerii noștri de afaceri în contextul relației comerciale. În plus, prelucrăm datele primite legitim din surse accesibile publicului (de ex., registrul comerțului, registrul de adrese, mass-media, participanți la târguri comerciale, webinare). Datele cu caracter personal includ datele dumneavoastră personale (de ex., funcție, nume, țară, adresă, număr de telefon și adresă de e-mail, adrese de livrare, date privind comenzile și facturile, informații privind bonitatea, date privind documentația, jurnalul discuțiilor de la târgurile comerciale, etc.)

Datele cu caracter personal se prelucrează în special la nivelul următoarelor procese comerciale:

  • Vizite pe site-ul web, magazinul online
  • Inițierea contactului
  • Înregistrarea vizitatorilor, acces WLAN pentru invitați
  • Candidaturi pentru posturi și pregătire vocațională
  • Târguri comerciale, evenimente și pregătire privind produsele
  • Linia telefonică pentru asistență clienți
  • Consultanță acordată de angajații sau partenerii noștri comerciali
  • Prelucrarea comenzilor, livrare, facturare
  • Activități de marketing
  • Conform obligațiilor legale (verificări vamale și pentru conformitate, raportarea accidentelor)
  • Activități temporare, pregătire, programe de asistență pentru concedii
  • Inspecții și certificate de calitate, cereri de despăgubire
  • Servicii de contabilitate puse la dispoziție de subcontractanți
  • Comunicații și videoconferințe (în special prin intermediul Microsoft Teams)

Temeiul juridic și scopurile prelucrării

Prelucrăm datele cu caracter personal în contextul activității noastre comerciale.

Temeiul juridic al prelucrării se bazează pe o relație contractuală sau pe o relație de încredere reciprocă, anterioară încheierii unui contract, sau pe obligații legale, sau se bazează pe interesul legitim al companiei noastre, pe consimțământul dumneavoastră sau pe faptul că dumneavoastră ne-ați contactat (de ex., la târgurile comerciale, prin e-mail, prin poștă, telefonic sau prin intermediul acestui site web).

În contextul relației comerciale, trebuie să furnizați datele cu caracter personal necesare inițierii și menținerii relației comerciale, precum și datele pe care noi suntem obligați legal să le colectăm. Dacă nu ne puneți la dispoziție aceste date, vom fi obligați să vă respingem solicitările sau întrebările, încheierea contractului sau explicarea comenzilor, sau vom fi obligați să încetăm relația contractuală existentă.

Dacă ne-ați acordat consimțământul privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, prelucrarea va fi realizată doar în conformitate cu scopurile stabilite în declarația de consimțământ și în domeniul de aplicare stabilit prin aceasta. Odată acordat, consimțământul poate fi revocat în orice moment, cu efect viitor, fără declararea motivelor, în cazul în care acest lucru este permis prin lege. Vă rugăm să rețineți faptul că legiuitorii consideră candidaturile pentru un loc de muncă drept o relație comercială precontractuală, iar documentele aferente candidaturilor sunt stocate timp de 6 luni de la încheierea procesului de candidare.

Mai mult, ne rezervăm dreptul de a stoca prenumele și numele dumneavoastră, adresa de corespondență și - dacă am primit aceste informații suplimentare de la dumneavoastră în contextul unei relații contractuale - funcția, nivelul studiilor absolvite și desemnarea dumneavoastră profesională, sectorială sau comercială, în liste compilate, pe care le putem folosi în propriile scopuri publicitare, de ex., pentru transmiterea de oferte interesante și informații privind produsele noastre, prin poștă. Vă puteți opune stocării și utilizării datelor dumneavoastră în acest scopuri, în orice moment, prin transmiterea unei notificări la adresa indicată în comunicare.

Dacă realizăm servicii anticipat, de ex., în cazul unei achiziții în cont, ne rezervăm dreptul de a obține informații privind identitatea și bonitatea de la companii de servicii specializate în acest domeniu (agenții de credite), pentru a ne proteja interesele justificate.

Destinatarii și transferurile de date

Transferăm datele dumneavoastră către terți doar dacă acest lucru este permis prin lege, dacă v-ați dat consimțământul în acest sens sau dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea scopurilor noastre comerciale.

Dacă este posibil, datele vor fi anonimizate sau pseudonimizate în acest scop.

La nivelul grupului nostru, doar birourile și angajații care necesită datele dumneavoastră în scopul îndeplinirii obligațiilor noastre contractuale, legale sau de supraveghere sau în scopul protejării intereselor justificate vor primi respectivele informații.

Mai mult, vom transfera datele dumneavoastră către persoanele împuternicite de operator și contractate de noi:

  • Furnizori de servicii IT și de găzduire web (interni, din cadrul Grupului Freudenberg, și externi, precum Microsoft 365, SAP, sisteme pentru newslettere și servicii de găzduire web)
  • Servicii de securitate, înregistrare a vizitatorilor și registry
  • Instituții de credit și furnizori de plăți pentru soluționarea tranzacțiilor de plată, în cazul comenzilor plasate
  • Servicii administrative pentru gestionarea comunicărilor de marketing
  • Furnizori pentru soluționarea comenzilor de produse și mostre
  • Laboratoare și institute pentru testarea produselor
  • Transporturi și servicii de logistică
  • Parteneri de marketing
  • Agenții pentru sondaje, măsuri de marketing și organizări de evenimente.

Mai mult, datele sunt transferate către agențiile și instituțiile publice (autorități fiscale, alte autorități, oficii vamale), dacă există o obligație legală sau de supraveghere în acest sens.

Toate persoanele împuternicite de operator și toți partenerii de marketing sau comerciali sunt obligați prin contract să prelucreze datele dumneavoastră exclusiv în contextul furnizării de servicii și conform dispozițiilor legale în vigoare privind protecția datelor.

Perioade de reținere

Stocăm datele dumneavoastră doar atât timp cât este necesar pentru prelucrarea tranzacției comerciale sau conformitatea cu obligațiile de documentare. Cerințele legale stabilesc faptul că scrisorile comerciale trebuie păstrate minimum 6 ani, dar minimum 10 ani în cazul în care conținutul acestora este relevant în scopuri fiscale. Mai mult, sistemele noastre IT sunt prevăzute cu mecanisme complexe de copiere de rezervă a datelor, care nu permit ștergerea prematură. În acest caz, accesul la date este restricționat după expirarea perioadei de stocare permise. Documentele privind candidaturile pentru locuri de muncă sunt salvate sau stocate timp de 6 luni de la ocuparea postului, dar, în cazul în care candidatura este transmisă prin intermediul unei agenții de recrutare, datele coordonatoare trebuie stocate pentru o perioadă mai îndelungată.

Drepturile persoanei fizice

Aveți dreptul de a avea acces gratuit la informațiile privind datele pe care le deținem despre dumneavoastră, precum și dreptul de a corecta, bloca sau șterge aceste date. Dacă v-ați dat consimțământul pentru prelucrarea datelor, puteți revoca acest consimțământ pentru cazurile viitoare de prelucrare.

În acest sens, vă rugăm să contactați întâi persoana cu care ați comunicat recent. În plus, îl puteți contacta pe Responsabilul nostru cu protecția datelor.

În cazul în care considerați că am încălcat legislația europeană pentru protecția datelor prin prelucrarea datelor dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați pentru a vă putea răspunde la întrebări. De asemenea, aveți dreptul de a depune o reclamație la autoritatea de supraveghere competentă în domeniul protecției datelor, în cazul în care considerați că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate ilegal.

Măsuri tehnice și organizaționale

Pentru a vă proteja datele de o manieră adecvată, folosim măsuri de securitate de ultimă generație. Am implementat un Sistem de securitate a informațiilor conform ISO 27001. Angajații, subcontractanții și partenerii noștri comerciali trebuie să respecte liniile noastre directoare în materie de securitate a informațiilor.

Informații suplimentare privind acest Site web, Serviciile online și Serviciile de marketing

Puteți vizita paginile noastre web fără a furniza informații despre dumneavoastră. Putem stoca numai datele de acces în așa-numitele fișiere jurnal ale serverelor, precum numele fișierului solicitat, data și ora recuperării acestuia, dimensiunea datelor transferate și furnizorul solicitant. Aceste date sunt evaluate doar pentru asigurarea funcționării fără probleme a paginii web și pentru îmbunătățirea ofertelor noastre, și nu ne permit să deducem identitatea dumneavoastră.

Date despre newsletter

Pentru trimiterea newsletterelor, Freudenberg Performance Materials utilizează Evalanche. Furnizorul este Evalanche (SC-Networks GmbH). Würmstraße 4, 82319 Starnberg, GERMANIA. Evalanche este un serviciu care permite organizarea și analiza expedierii newsletterelor. Datele introduse de dumneavoastră pentru a vă abona la newsletter (de exemplu, adresa de e-mail) sunt stocate pe serverele Evalanche din Germania. Ca furnizor cu sediul în Germania, Evalanche respectă obligațiile stricte referitoare la protecția datelor din Europa, în conformitate cu RGPD al UE.

Newsletterele noastre expediate prin Evalanche ne permit să analizăm comportamentul destinatarilor acestora. Acest lucru ajută la analizarea, printre altele, a modului în care mulți destinatari au deschis mesajul newsletterului și cât de des destinatarii au dat clic pe fiecare link din newsletter. Utilizând așa-numita urmărire a conversiilor, putem analiza, de asemenea, dacă are loc o acțiune predefinită după ce dați clic pe linkul din newsletter. Puteți găsi informații suplimentare despre analiza datelor folosind Evalanche la: www.sc-networks.com/data-protection/

Prelucrarea datelor se desfășoară pe baza consimțământului dumneavoastră (art. 6, par. 1, lit. a din RGPD). Puteți să vă retrageți consimțământul oricând, prin anularea abonamentului la newsletter sau renunțând la consimțământul pentru urmărirea personalizată. Legitimitatea oricăror proceduri de prelucrare a datelor care au fost deja efectuate nu este afectată de revocare.

Dacă nu doriți analiza făcută de Evalanche, puteți anula abonamentul la newsletter. În acest scop, vă oferim un link corespunzător în fiecare mesaj de newsletter.

Informații de marketing personalizate

Abonații pot opta pentru a primi e-mailuri personalizate pe baza intereselor și interacțiunilor, în fiecare e-mail. Colectarea și evaluarea datelor personale, precum și utilizarea diverselor funcționalități ale sistemului sunt permise doar dacă abonatul își dă consimțământul în acest sens.

Vă puteți reduce consimțământul pentru mesajele de marketing personalizate, în orice moment, accesând linkul din subsolul fiecărui e-mail sau contactându-ne direct, la newsletters@freudenberg-pm.com

Dacă am primit adresa dumneavoastră de e-mail în legătură cu achiziționarea de bunuri și servicii și dacă nu v-ați opus, atunci ne rezervăm dreptul de a vă trimite oferte regulate ale produselor noastre, similare celor deja achiziționate din linia noastră de produse. Puteți să vă opuneți primirii informațiilor de marketing, în orice moment, folosind un link pus la dispoziție în e-mail pentru acest scop.

Utilizarea modulelor cookie

Pentru obținerea unui design atrăgător al site-ului nostru web și pentru activarea anumitor funcții, folosim așa-numitele module cookie pe diferite pagini. Modulele cookie sunt mici fișiere text stocate pe terminalul dumneavoastră. Unele dintre modulele cookie pe care le folosim se șterg la finalul sesiunii de navigare, respectiv atunci când închideți browserul (module cookie de sesiune). Alte module cookie rămân instalate pe terminalul dumneavoastră și ne permit să recunoaștem browserul dumneavoastră la următoarea vizită (module cookie persistente). Vă puteți configura browserul astfel încât să fiți notificat atunci când modulele cookie sunt salvate și să decideți individual dacă le acceptați sau dacă excludeți acceptarea modulelor cookie în anumite cazuri sau în general. Dacă nu acceptați modulele cookie, este posibil ca funcționarea site-ului nostru web să fie limitată.

Acest site web folosește Google Ads și Google (Universal) Analytics, un serviciul de analiză web al Google Inc. (www.google.ro/). Google (Universal) Analytics folosește metode care permit o analiză a utilizării site-ului web de către dumneavoastră, de ex., așa-numitele „module cookie”, fișiere text stocate pe calculatorul dumneavoastră. Informațiile generate de utilizarea site-ului web de către dumneavoastră sunt, de regulă, transferate către unul dintre serverele Google din SUA și stocate acolo. Dacă funcția de anonimizare a adreselor IP este activată pe acest site web, atunci adresa IP este abreviată înainte de transferul în Statele membre ale UE sau în alte state semnatare ale Acordului privind Spațiul Economic European. Adresa IP completă este transferată către unul dintre serverele Google din SUA și abreviată acolo numai în cazuri excepționale. Adresa IP anonimizată și transferată în contextul Google Analytics de către browserul dumneavoastră nu este combinată de Google cu alte date.

Puteți preveni colectarea datelor generate de modulele cookie în legătură cu utilizarea site-ului web de către dumneavoastră (inclusiv adresa dumneavoastră IP), precum și prelucrarea acestora de către Google prin descărcarea și instalarea plugin-ului disponibil la următorul link: tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en În locul plugin-ului pentru browser puteți face clic pe acest link, pentru a preveni colectarea datelor de către Google Analytics pentru acest site web în viitor. În această situație, un modul cookie de neparticipare va fi instalat pe terminalul dumneavoastră. Dacă ștergeți modulele cookie, va trebui să accesați din nou linkul.

Folosirea Sitecore Tracking

În scopul dezvoltării ulterioare și îmbunătățirii modului de abordare a clienților cu ajutorul conținuturilor personalizate, această prezență web folosește serviciul de analiză web al Sitecore. Puteți preveni salvarea modulelor cookie prin setarea adecvată a browserului dumneavoastră. Cu toate acestea, vă informăm că, în cazul în care faceți această alegere, este posibil ca funcțiile acestui site web să nu vă fie pe deplin disponibile.

Informațiile privind prelucrarea datelor de către Sitecore și prevederile aferente privind protecția datelor se pot găsi la: www.sitecore.com/trust/privacy-policy

Informații suplimentare privind modulele cookie folosite se pot găsi pe pagina noastră www.freudenberg-pm.com/Footer/Cookies.

YouTube

Unele pagini web folosesc plugin-uri video de pe site-ul web pentru partajarea de videoclipuri YouTube. YouTube aparține Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, SUA („Google“). Noi încorporăm videoclipuri de pe canalul nostru oficial de YouTube folosind modul de confidențialitate îmbunătățită al YouTube. Acest mod poate instala module cookie pe calculatorul dumneavoastră după ce faceți clic pe player-ul video YouTube, dar YouTube nu va stoca informații privind modulele cookie de identificare personală pentru redarea videoclipurilor încorporate, folosind modul de confidențialitate îmbunătățită.

Puteți găsi informații suplimentare privind tratamentul datelor utilizatorilor în Politica de confidențialitate a YouTube, la adresa: policies.google.com/privacy?hl=ro.

Utilizarea unui bot pentru module cookie

Acest site web folosește serviciul bot pentru module cookie oferit de Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Copenhaga, Danemarca. Informațiile privind prelucrarea datelor prin intermediul Cybot și reglementările relevante în materie de confidențialitate pot fi găsite la: www.cookiebot.com/en/privacy-policy/.

Dacă un utilizator final își dă acordul pe site-urile noastre web, următoarele date vor fi înregistrate automat de Cybot: Adresa IP anonimizată a utilizatorului final (ultimele trei cifre sunt setate la „0”), data și ora acordului, agentul utilizator de browser al utilizatorului final, adresa URL de la care s-a transmis acordul, o cheie criptată, aleatorie și anonimă, statutul consimțământului utilizatorului final care are rolul de verificare a aprobării.

În browserul utilizatorului final, cheia și statutul aprobării sunt salvate în modulul cookie „CookieConsent”, astfel încât site-ul web să poată citi automat și da curs acordului utilizatorului final, solicitărilor ulterioare pentru site-ul web și viitoarelor sesiuni ale utilizatorului final, pentru o perioadă de până la 12 luni. Cheia este folosită pentru verificarea consimțământului, dar și a opțiunii care stabilește dacă statutul acordului salvat în browserul utilizatorului final rămâne neschimbat de la acordul inițial transmis către Cybot.

Informații suplimentare privind activitățile pe rețelele de socializare

Suntem prezenți pe diferite rețele de socializare cu scopul de a ne prezenta, de a furniza informații, de a lua legătura cu utilizatorii respectivi și de a comunica cu aceștia. Rețelele de socializare precum LinkedIn, Twitter, Xing, Facebook, Instagram, etc., pot analiza în general comportamentul utilizatorilor la un nivel considerabil.

Chiar dacă nu sunteți conectat la contul dumneavoastră de pe rețeaua de socializare, puteți fi recunoscut drept utilizator neconectat/neînregistrat prin intermediul „modulelor cookie” și se pot folosi date statistice obținute de la următoarea dumneavoastră conectare.

Deși anumite rețele de socializare furnizează informații despre utilizatori deținătorilor de conturi sau pagini de companii, noi nu folosim astfel de informații.

Informații suplimentare privind videoconferința și Microsoft365

Microsoft Teams face parte din suita M365, pe care noi o folosim ca platformă pentru productivitatea, colaborarea și schimbul de informații între utilizatori individuali, echipe, comunități și rețele de la nivelul grupului de companii Freudenberg. În cadrul întâlnirilor online realizate cu ajutorul Microsoft Teams, prelucrăm următoarele date cu caracter personal:

  • Date de comunicare (de ex., adresa de e-mail),
  • Fișiere jurnal,
  • Metadate (de ex., adresa IP, ora participării),
  • Profiluri (de ex., nume de utilizator).

Prin intermediul funcției de videoconferință a Microsoft Teams, permitem desfășurarea întâlnirilor și evenimentelor online. Videoconferințele nu se înregistrează decât în situația în care acest lucru este consimțit în mod expres. Prelucrăm datele pe baza unui interes legitim.

Folosim Microsoft ca persoană împuternicită de operator, conform Articolului 28 din RGPD.

M365 este un software pus la dispoziție de: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place,

South County Business Park Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irlanda

Microsoft Teams este inclus în aplicația cloud M365. Un cont de utilizator este creat automat pentru utilizare. Prelucrarea datelor cu M365 are loc pe servere din centrele de date din Uniunea Europeană, Irlanda și Olanda. În acest scop, Freudenberg a încheiat cu Microsoft un acord între operatorul de date și persoana împuternicită de operator.

Microsoft poate solicita acces pentru mentenanța la distanță. Vom verifica acest acces în fiecare caz în parte și îl vom acorda dacă se aprobă. În acest caz, accesul poate fi acordat și afiliaților Microsoft din afara Uniunii Europene. Pentru aceste situații de acces din afara Uniunii Europene, în cazurile individuale aprobate, am încheiat contracte standard la nivelul UE cu Microsoft. Pentru a garanta un nivel adecvat de protecție a datelor în cazul transferului datelor personale către o țară terță, conform descrierii de mai sus, dispunem de măsuri suplimentare, precum măsuri tehnice și organizaționale de ultimă generație, de tip mecanisme de acces și criptare pentru rețele, baze de date și servere.

Microsoft își rezervă dreptul a prelucra datele clienților pentru propriile scopuri comerciale legitime. Nu avem nicio influență asupra operațiunilor Microsoft de prelucrare a datelor. În măsura în care Microsoft Teams prelucrează informațiile personale în legătură cu scopurile comerciale legitime, Microsoft are calitatea de operator de date pentru respectivele activități de prelucrare a datelor și, ca atare, răspunde pentru conformitatea cu toate politicile de confidențialitate aplicabile.

Datele de autentificare și adresele IP sunt șterse în conformitate cu cerințele legale.

Măsurile tehnice și organizaționale extinse au fost aprobate cu Microsoft și corespund tehnologiei de ultimă generație din prezent.

 

Modificarea Notificării privind confidențialitatea datelor

Vă rugăm să rețineți faptul că putem aduce modificări acestei Notificări privind confidențialitatea datelor în orice moment.

Site-urile Freudenberg Performance Materials